Arbeiten in Zeitblöcken, eine effektive Zeitmanagementmethode
Zeitmanagementmethoden gibt es wie Sand am Meer. Ich persönlich liebe das Arbeiten mit Zeitblöcken. Diese Vorliebe teile ich mit Leuten wie Elon Musk oder Bill Gates. Auch Produktivitätsexperte Cal Newport schwört auf diese Methode.
Er nennt sie Timeboxing. Für Routineaufgaben habe ich feste Blöcke in meinem elektronischen Kalender festgelegt. Beispielsweise reserviere ich für Kundengespräche via Telefon oder Zoom täglich 90 Minuten. Meistens die Zeit von 10.30 bis 12 Uhr. Ganz einfach, weil zu dieser Zeit die meisten Leute am Schreibtisch sitzen.
Für jede weitere wichtige Aufgabe reserviere ich ebenfalls im Kalender einen Zeitblock. In dieser Zeit muss die Aufgabe abgeschlossen werden. Der Trick dabei ist, dass ich mich besser konzentriere und dadurch in kürzerer Zeit mehr schaffe.
Nach jedem erfolgreich abgeschlossenen Zeitblock mache ich eine Pause. Als ideale Länge für einen Zeitblock haben sich bei mir 60 bis 90 Minuten herauskristallisiert. Arbeiten die länger dauern teile ich in mehrere Blöcke auf. Kürzere Todos fasse ich zu einem Block zusammen. Meist dreht es sich dabei um verwandte Themen. Beispielsweise rufe ich in einem Arbeitsblock die Kontoauszüge ab und überweise fällige Rechnungen.
Das macht Sinn, denn für beide Aktionen benötige ich meinen Kartenleser. Ich reserviere auch täglich einen Block für das Tagesgeschäft. Da werden beispielsweise Angebote geschrieben oder Kundenanfragen beantwortet. Pause mache ich für jeweils etwa 10 bis 20 Minuten. Das reicht für einen Kaffee, eine kurze Sporteinheit oder eine Meditation.
Der Wechsel zwischen Arbeitsblock und Pause wird auch bei der Pomodoromethode angewendet. Hier wird nach jedem Arbeitsblock von 25 Minuten eine Pause von 5 Minuten eingelegt. Wenn du dich fragst, was diese Technik mit einer Tomate zu tun hat – sie wurde nach einem Küchentimer in Tomatenform benannt. Das Aufziehen des Timers soll übrigens den Willen bestärken, die nächsten 25 Minuten konzentriert zu arbeiten. Mich persönlich nervt bei dieser Methode das ticken des Weckers.
Timeboxing wird übrigens auch bei der Scrummethode und im agilen Projektmanagement genutzt. Die Aufgaben der Teams können so besser koordiniert werden.
Finde selbst heraus, wie lange bei dir ein Arbeitsblock dauern soll.
